Keď som nastúpil na IT ako systémový administrátor, veľmi rýchlo som zistil, že moja práca nebude iba o serveroch, sieťach a počítačoch. Denným chlebíčkom sa stal aj celý balík Microsoft Office — hlavne Word, Excel, rôzne šablóny, tabuľky, vzorce a občas aj dokumenty, pri ktorých človek netuší, či ich vytvoril používateľ, systém, alebo veľmi tvorivý škriatok po nočnej zmene.
Keďže ľudia občas potrebovali funkcie a zlepšováky, ktoré som sám nepoznal, začal som hľadať jednoduché a praktické školenia. Také, ktoré pochopí admin, kancelársky používateľ aj dôchodca, ktorý si v Exceli poctivo eviduje výdavky, paradajky zo záhrady a možno aj podozrivo rýchlo miznúce koláče z kuchyne.
Práve vtedy som narazil na stránku Zuzany Pogranovej, jej kurzy a hlavne Fintičkáreň. Krátke, praktické videá mi ukázali, že práca v Exceli či Worde nemusí byť trápením. Preto som ju oslovil a vznikol tento rozhovor o tom, prečo má Excel vo firme stále silné miesto, kde ľudia robia chyby v Exceli a prečo netreba zabúdať ani na bezpečnosť.
Odborníčka v praxi: Zuzana Pogranová
Zuzana Pogranová sa venuje školeniam Microsoft Excelu, Wordu a PowerPointu a vo svojej praxi sa pravidelne stretáva s tým, ako ľudia tieto nástroje používajú v bežnej práci. V rozhovore sme sa pozreli na to, prečo má Excel vo firme stále také silné miesto, kde používatelia najčastejšie robia chyby a aké riziká môžu prinášať zle pripravené tabuľky či neoverené súbory.
1. Prečo má podľa Vás Excel stále takú silnú pozíciu aj dnes, keď existuje množstvo nových aplikácií a online nástrojov?
Excel vznikol v roku 1985. Je to dosť dlhá doba a firmy si zvykli ho používať. Stoja na ňom firemné reporty, šablóny a v mnohých prípadoch aj celá firemná agenda.
Našťastie teraz vyzerá úplne inak ako pred štyridsiatimi rokmi. Ide s dobou a pribúdajú novinky, ktoré nám šetria stále viac a viac času. Napríklad dynamické funkcie sú súčasťou Excelu len pár rokov, ale úplne menia pohľad na prácu s údajmi. To, čo sme kedysi robili zložito, alebo sa dalo iba pomocou makier, teraz zvládneme pár funkciami.
A v prospech Excelu nahráva aj to, že je vo svojej podstate veľmi jednoduchý. Veľa vecí si používateľ dokáže vytvoriť sám a nepotrebuje programátora ani vývojový tím.
2. S akými najčastejšími chybami sa stretávate u ľudí, ktorí si myslia, že Excel ovládajú, no v praxi im skôr komplikuje prácu?
Chybou je už to, keď si niekto myslí, že ovláda Excel 🙂 No teraz vážne: takmer každý používateľ Excelu je samouk. Buď sa niečo naučil sám vlastným úsilím, ukázali mu to kolegovia, alebo na to prišiel náhodou. Preto je úplne prirodzené, že mnohí ovládajú pokročilé nástroje, ale nepoznajú niektoré základné princípy.
Napríklad mnohým chýba pochopenie rozdielu medzi hodnotou a formátom. Je to triviálna vec, ale dokáže spôsobiť množstvo komplikácií. Neustále sa stretávam s tým, že ľudia zmenia formát na Číslo a očakávajú, že to číslo bude.
Alebo, bude to znieť trošku úsmevne, veria vlastným očiam. To, že v bunke vidím napríklad číslo 1,72, neznamená, že tam také číslo aj skutočne je. Možno je tam 1,724 alebo 1,71847. Netreba veriť všetkému, čo vidíme. Je dôležité vedieť sa na hodnoty v bunkách pozrieť aj očami Excelu. V súčasnosti prichádza nový typ „chýb“. Používanie umelej inteligencie bez spätnej kontroly. Neraz sa stretávam s tým, že sa ľudia úplne spoliehajú na výsledky, ktoré dostali od AI. V tomto prípade sa však nemusíme baviť iba o Exceli.
3. Kde podľa Vás firmy najčastejšie strácajú čas pri práci s tabuľkami, reportami a dátami?
Veľa času sa stráca už pri úprave samotných údajov. Zdrojové údaje, ktoré ľudia dostanú ako podklady pre ďalšie spracovanie, bývajú často v katastrofálnom stave. Napríklad cenník v pdf, ktorý sa nedá jednoducho preklopiť do Excelu a vyžaduje si ďalšie úpravy. Tie musia byť neraz manuálne. Alebo export z firemných systémov, ktorý tiež nie je vždy v ideálnom stave.
Čas sa stráca aj pri manuálnych medzikrokoch alebo v potrebe niečo manuálne doladiť, čím sa preruší automatizácia.
4. Existuje podľa Vás moment, keď už Excel prestáva byť vhodným riešením a firma by mala siahnuť po inom nástroji alebo systéme?
Určite áno. Takýmto momentom môže byť napríklad veľké množstvo údajov. Keď sa niekto snaží v Exceli evidovať povedzme viac ako 50 000 riadkov. V tomto prípade do hry výrazne vstupuje aj výkon samotného počítača. Samozrejme, záleží, čo je v bunkách, či súbor obsahuje aj vzorce, podmienené formátovanie a pod., alebo len surové dáta.
Súbory s obrovským množstvom údajov majú aj niekoľko desiatok GB a otvárajú sa niekoľko minút. Klienti mi často vravia, že si zatiaľ uvaria kávu alebo odskočia ku kolegom na kus reči. Jedna moja klientka má dokonca rutinu: vždy v piatok pracuje s takýmto veľkým súborom a kým sa otvorí, tak akurát stihne popolievať kvety vo svojej i šéfovej kancelárii.
5. Ktoré funkcie alebo možnosti Excelu sú podľa Vás najviac podceňované, hoci by vedeli ľuďom výrazne ušetriť čas?
Bezpochyby dynamická formátovaná Tabuľka. Je úžasná, ale žiaľ málo používaná. Keď sa s ňou v praxi u niekoho stretnem, tak sa zakaždým teším a hneď zisťujem, čo ho k tomu vedie. Väčšinou je dôvodom iba to, že je prehľadná, lebo je každý druhý riadok inou farbou. Málokto však pozná jej skutočný potenciál a takmer nikto netuší, že si s jej pomocou môže ušetriť množstvo manuálnej práce a pri väčšom objeme údajov aj veľa času. Mám ju veľmi rada, pretože doslova „rastie“ sama. Vďaka tomu je úžasným zdrojom pre kontingenčné tabuľky, vzorce alebo grafy.
Spomenula by som aj kontingenčné tabuľky (pivotky). Síce nie sú ani tak podceňované, ako skôr odsúvané. Ľudia sa ich boja a považujú ich za niečo extrémne náročné. Pritom sú pomerne jednoduché, keď poznáte pár základných princípov. Na školení v jednej väčšej spoločnosti sme sa im začali venovať a spomínam si, ako účastník vyskočil zo stoličky a vybehol z miestnosti. Len sme počuli, ako beží po chodbe, vbehol do jednej kancelárie, niečo povedal a hneď sa vrátil. Všetci sme nechápavo na neho pozerali. Začal vysvetľovať: „S kolegom začiatkom každého mesiaca tak dva – tri dni spracovávame údaje za predchádzajúci mesiac. On zrovna pri tom sedí, tak som mu išiel povedať, nech to nechá tak, nech si robí niečo iné. Keď tu skončíme, tak mu ukážem, ako to budeme odteraz robiť. Hotové to budeme mať možno za deň, možno aj rýchlejšie.“
Dovtedy mal z kontingenčných tabuliek obavy a odrazu sa stali jeho úžasným pomocníkom.
6. Čo by ste odporučili človeku, ktorý má z Excelu rešpekt a doteraz sa v ňom skôr trápil, než pracoval?
Nebáť sa. Ak si nie ste istý, urobte si kópiu súboru a v ňom skúšajte. Ak niečo nevyjde, tak sa vždy môžete rýchlo a jednoducho vrátiť k originálu.
Odporúčam aj pozerať sa na údaje z pohľadu Excelu, nie zo svojho. Mnohí absolventi mojich videokurzov sa po ich prejdení vyjadrili, že Excel začali mať dokonca radi. A to iba vďaka tomu, že konečne pochopili, ako Excel „premýšľa“.
Dôležité je aj nesledovať iba aktuálny krok, ale hľadať cesty, ako si veci zautomatizovať, aby sme si z dlhodobého hľadiska ušetrili čas, nervy a v neposlednom rade aj predchádzali chybám.
7. Stretávate sa v praxi aj s tým, že zle spravené tabuľky alebo neprehľadné dáta vedú vo firmách k zlým rozhodnutiam?
Áno, stretávam. Najčastejšie je to spôsobené zle spracovanými zdrojovými údajmi. Napríklad pomiešané texty a čísla, medzery navyše, rôzne zápisy toho istého názvu, veľa údajov v jednej bunke. Zoznam by bol veľmi dlhý.
Na takéto údaje môžete aplikovať akýkoľvek dokonalý postup, výsledok môže byť skreslený. A to môže viesť k tomu, že nezískame podklady pre správne rozhodnutia.
8. Z pohľadu kyberbezpečnosti: aké najväčšie riziká vidíte pri práci s Excel súbormi, napríklad pri makrách, e-mailových prílohách alebo súboroch z neznámych zdrojov?
V otázke ste vymenovali všetky tri prípady, s ktorými sa bežne stretávam.
Makrá boli, sú a aj budú jednoduchým prostriedkom na šírenie škodlivého obsahu. Sú veľmi užitočným pomocníkom, ale je dôležité preveriť si ich pôvod. Microsoft napríklad automaticky blokuje makrá zo súborov stiahnutých z internetu. Ale nebudeme naivní, existujú cesty, ako sa to dá obísť. Pri e-mailových prílohách vo väčšine prípadov zohráva úlohu skôr psychologický tlak. Útočníci posielajú niečo veľmi dôležité a naliehavé: „treba to otvoriť hneď“, „je to dôležité“, „niečo sa pokazilo“. Odporúčam nesťahovať prílohy od neznámeho odosielateľa, ani súbory z neoverených stránok alebo z rôznych fór. Najčastejšie sú to rôzne ukážky, šablóny, pri ktorých si používateľ môže myslieť, koľko času mu ušetria. Môžu byť nebezpečné, ale aj nemusia. Treba si preverovať pôvod.
Jednoduchý scenár: príde e-mail s prílohou alebo si používateľ niečo stiahne z neznámej stránky. Otvorí súbor, zobrazí sa výzva na povolenie obsahu, používateľ klikne, čím spustí škodlivý kód. Následky stiahnutého malvéru môžu byť rôzne, napríklad krádež hesiel, prístup do firemnej siete, poškodenie súborov…
V tom najlepšom prípade si človek po chvíli všimne, že „chytil nejaký malý vírus“ a dá sa to vyriešiť antivírovým programom. V najhoršom prípade na to nepríde a problém je tichý a nenápadný na pozadí. Paradoxne práve tie tiché bývajú často najnebezpečnejšie.
9. Aké zásady by mal podľa Vás dodržiavať bežný používateľ alebo firma, aby bol Excel nielen užitočný, ale aj bezpečný z pohľadu dát a práce so súbormi?
Používať oficiálny a aktualizovaný Office. Staršie verzie bývajú menej bezpečné. Čo sa týka interných opatrení, tak používať silné heslá a obmedzenie prístupov. Taktiež je veľmi dôležité zálohovanie. Neotvárať a nesťahovať z internetu neznáme súbory a nepovoľovať makrá bez rozmyslu.
Prevencia je základom. Keď sa vám niečo nezdá, treba si to overiť. Prišiel e-mail so súborom od kolegu, ale nezdá sa vám to, pretože vám nikdy súbory e-mailom neposiela? Alebo je v súbore makro, ktoré tam doteraz nebolo, ale nikto z vášho tímu s makrami nerobí? Čokoľvek, čo je neštandardné, je podozrivé. Overte si to ešte predtým, ako súbor otvoríte, alebo ako povolíte obsah.
Keď to mám zhrnúť, tak najlepšou ochranou je kombinácia vstavaných opatrení, obozretnosti a zdravého kritického myslenia.
Excel vo firme nemusí byť strašiak
Excel vo firme nie je len obyčajná tabuľka na čísla. Je to nástroj, ktorý môže šetriť čas, sprehľadniť dáta a pomôcť pri rozhodovaní. Zároveň však platí, že zle pripravené tabuľky, nepochopené hodnoty, makrá alebo neoverené súbory dokážu narobiť viac problémov než úžitku.
Rozhovor so Zuzanou Pogranovou ukazuje, že Excel nemusí byť strašiakom. Či už ide o chyby v Exceli, kontingenčné tabuľky, prácu s dátami alebo bezpečnosť Excel súborov, veľa vecí sa dá zvládnuť jednoduchšie, keď človek pochopí základné princípy a nebojí sa skúšať.
Ak sa chcete o Exceli, Worde alebo PowerPointe učiť ľudsky a prakticky, určite navštívte stránku Zuzany Pogranovej:
zuzanapogranova.sk | Facebook
Ďalšie články, návody a praktické pohľady na IT, kyberbezpečnosť, digitálny svet a bežné technológie nájdete aj na portáli:
DigitalnyPriestor.sk
